Documenti

Documenti

‘Come si organizzano i documenti’

Classificazione
‘Semplice, veloce e personalizzabile’

I documenti sono classificabili tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze.

Il sistema prevede una anagrafica dei propri documenti, che saranno poi utilizzati come allegati per rispondere alle richieste di informazione (o RDI) fra richiedente e detentore. In questo modo:

  • ciascun documento viene inserito e aggiornato in un solo punto, e poi può essere utilizzato più volte;
  • la ricerca è più semplice e veloce.

Classificazione
‘Semplice, veloce e personalizzabile’
I documenti sono classificabili tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze.

Il sistema prevede una anagrafica dei propri documenti, che saranno poi utilizzati come allegati per rispondere alle richieste di informazione (o RDI) fra richiedente e detentore. In questo modo:

  • ciascun documento viene inserito e aggiornato in un solo punto, e poi può essere utilizzato più volte;
  • la ricerca è più semplice e veloce.

Visualizzazione
‘Un’architettura evoluta per lo scambio facilitato e automatizzato di dati e informazioni’

I documenti sono classificabili tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze.

Il sistema prevede una pagina principale che mostra la raccolta documenti fornitori eventualmente già presenti e permette di effettuare delle ricerche su di essi:

La visualizzazione dei documenti è raggruppata

  • per intestatario del documento;
  • in base alla classificazione effettuata.

Vengono sempre evidenziati i documenti scaduti e/o prossimi alla scadenza. Il sistema provvederà a inviare automaticamente una o più email all’approssimarsi della scadenza.
Anche l’inserimento di un nuovo documento è semplice e veloce.

Sarà sempre possibile aggiungere, anche successivamente:

  1. dati ulteriori;
  2. associare persone/attrezzature;
  3. governare le notifiche relative alle scadenze del documento;

Visualizzazione
‘Un’architettura evoluta per lo scambio facilitato e automatizzato di dati e informazioni’
I documenti sono classificabili tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze.

Il sistema prevede una pagina principale che mostra la raccolta documenti fornitori eventualmente già presenti e permette di effettuare delle ricerche su di essi:

La visualizzazione dei documenti è raggruppata

  • per intestatario del documento;
  • in base alla classificazione effettuata.

Vengono sempre evidenziati i documenti scaduti e/o prossimi alla scadenza. Il sistema provvederà a inviare automaticamente una o più email all’approssimarsi della scadenza.
Anche l’inserimento di un nuovo documento è semplice e veloce.

Sarà sempre possibile aggiungere, anche successivamente:

  1. dati ulteriori;
  2. associare persone/attrezzature;
  3. governare le notifiche relative alle scadenze del documento;

Controlli e validazioni
‘Lo strumento a disposizione del cliente per una maggiore efficienza dei processi di controllo’.

Il sistema permette di verificare in tempo reale lo stato:

  • di una certa persona/attrezzatura,
  • dell’azienda di appartenenza e della relativa raccolta documenti fornitori.

Il sistema prevede anche diversi alert automatici, per il detentore e per il cliente.

  1. Per il detentore sono configurabili un ‘Promemoria di scadenza invito’ e ‘Promemoria scadenza documenti’, oltre che l’invio di e-mail settimanale con il riepilogo delle RDI (richieste di informazione) che risultano ancora da soddisfare.
  2. Per il cliente gli alert sono gestiti tramite la configurazione di ‘gruppi di notifica’ come ‘Promemoria di scadenza invito’, ‘RDI da validare’ e ‘Promemoria scadenza riferimenti contrattuali’ che permettono di:
    • definire a chi inviare le notifiche, e quando,
    • differenziarli in base a tag e/o categoria e/o tipologia documento.

Lo stesso tipo di alert può essere presente anche in più gruppi di notifica.

Controlli e validazioni
‘Lo strumento a disposizione del cliente per una maggiore efficienza dei processi di controllo’.

Il sistema permette di verificare in tempo reale lo stato:

  • di una certa persona/attrezzatura,
  • dell’azienda di appartenenza e dei relativi documenti.

Il sistema prevede anche diversi alert automatici, per il detentore e per il cliente.

  1. Per il detentore sono configurabili un ‘Promemoria di scadenza invito’ e ‘Promemoria scadenza documenti’, oltre che l’invio di e-mail settimanale con il riepilogo delle RDI (richieste di informazione) che risultano ancora da soddisfare.
  2. Per il cliente gli alert sono gestiti tramite la configurazione di ‘gruppi di notifica’ come ‘Promemoria di scadenza invito’, ‘RDI da valutare’ e ‘Promemoria scadenza riferimenti contrattuali’ che permettono di:
    • definire a chi inviare le notifiche, e quando,
    • differenziarli in base a tag e/o categoria e/o tipologia documento.

Lo stesso tipo di alert può essere presente anche in più gruppi di notifica.

Tracciabilità
‘Il sistema che consente attendibilità e verifica dei dati’

  1. traccia ogni operazione effettuata dagli utenti. Nel dettaglio
    • partendo dalla anagrafica del detentore, è possibile visualizzare il dialogo e la lista degli eventi intercorsi;
    • partendo dalla singola RDI (richiesta di informazione), è possibile visualizzare i messaggi intercorsi fra il cliente e il detentore per quella particolare RDI.
  2. mantiene uno storico con tutte le versioni dei documenti. È possibile:
    • visualizzare le versioni storiche dei documenti;
    • effettuare confronti fra le varie versioni per capire cosa è cambiato nel corso del tempo.
  3. permette una gestione dei riferimenti contrattuali, ossia consente:
    • di indicare, nei documenti, il contratto (o i contratti) a cui si riferiscono e ricevere le relative notifiche per l’effettiva durata del contratto stesso;
    • di gestire i documenti dei subappaltatori.

Tracciabilità
‘Il sistema che consente attendibilità e verifica dei dati’

  1. traccia ogni operazione effettuata dagli utenti. Nel dettaglio
    • partendo dalla anagrafica del detentore, è possibile visualizzare il dialogo e la lista degli eventi intercorsi;
    • partendo dalla singola RDI (richiesta di informazione), è possibile visualizzare i messaggi intercorsi fra il cliente e il detentore per quella particolare RDI.
  2. mantiene uno storico con tutte le versioni dei documenti. È possibile:
    • visualizzare le versioni storiche dei documenti;
    • effettuare confronti fra le varie versioni per capire cosa è cambiato nel corso del tempo.
  3. permette una gestione dei riferimenti contrattuali, ossia consente:
    • di indicare, nei documenti, il contratto (o i contratti) a cui si riferiscono e ricevere le relative notifiche per l’effettiva durata del contratto stesso;
    • di gestire i documenti dei subappaltatori.

Collaborazione
‘La modalità collaborativa che prevede un dialogo fra cliente e detentore’

La modalità collaborativa prevede:

  1. Un dialogo tra il cliente e il detentore del documento che si svolge tramite la RDI (Richiesta di Informazione) generata dal cliente quando ha necessità di un certo documento.
  2. Una risposta del detentore, alla quale sono associati uno o più documenti corredati da eventuali informazioni aggiuntive.
  3. L’acquisizione, da parte del cliente, dei documenti e dati richiesti al detentore con validazione degli stessi e possibile aggiunta di informazioni a uso interno.
  4. Il tracciamento del dialogo durante la fase di richiesta e validazione dei documenti, con la possibilità di visualizzare nel dettaglio i messaggi intercorsi fra il cliente e il detentore per quella particolare RDI.

SmartNebula permette dunque un coinvolgimento diretto di clienti e dei detentori dei documenti (compresi i subappaltatori) nel processo di alimentazione della piattaforma.

Collaborazione
‘La modalità collaborativa che prevede un dialogo fra cliente e detentore’

La modalità collaborativa prevede:

  1. Un dialogo tra il cliente e il detentore del documento che si svolge tramite la RDI (Richiesta di Informazione) generata dal cliente quando ha necessità di un certo documento.
  2. Una risposta del detentore, alla quale sono associati uno o più documenti corredati da eventuali informazioni aggiuntive.
  3. L’acquisizione, da parte del cliente, dei documenti e dati richiesti al detentore con validazione degli stessi e possibile aggiunta di informazioni a uso interno.
  4. Il tracciamento del dialogo durante la fase di richiesta e validazione dei documenti, con la possibilità di visualizzare nel dettaglio i messaggi intercorsi fra il cliente e il detentore per quella particolare RDI.

SmartNebula permette dunque un coinvolgimento diretto di clienti e dei detentori dei documenti (compresi i subappaltatori) nel processo di alimentazione della piattaforma.

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