Documenti
‘Come si organizzano i documenti’
Classificazione
‘Semplice, veloce e personalizzabile’
I documenti sono classificabili tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze.
Il sistema prevede una anagrafica dei propri documenti, che saranno poi utilizzati come allegati per rispondere alle richieste di informazione (o RDI) fra richiedente e detentore. In questo modo:
- ciascun documento viene inserito e aggiornato in un solo punto, e poi può essere utilizzato più volte;
- la ricerca è più semplice e veloce.
Classificazione
‘Semplice, veloce e personalizzabile’
I documenti sono classificabili tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze.
Il sistema prevede una anagrafica dei propri documenti, che saranno poi utilizzati come allegati per rispondere alle richieste di informazione (o RDI) fra richiedente e detentore. In questo modo:
- ciascun documento viene inserito e aggiornato in un solo punto, e poi può essere utilizzato più volte;
- la ricerca è più semplice e veloce.
Visualizzazione
‘Un’architettura evoluta per lo scambio facilitato e automatizzato di dati e informazioni’
I documenti sono classificabili tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze.
Il sistema prevede una pagina principale che mostra la raccolta documenti fornitori eventualmente già presenti e permette di effettuare delle ricerche su di essi:
La visualizzazione dei documenti è raggruppata
- per intestatario del documento;
- in base alla classificazione effettuata.
Vengono sempre evidenziati i documenti scaduti e/o prossimi alla scadenza. Il sistema provvederà a inviare automaticamente una o più email all’approssimarsi della scadenza.
Anche l’inserimento di un nuovo documento è semplice e veloce.
Sarà sempre possibile aggiungere, anche successivamente:
- dati ulteriori;
- associare persone/attrezzature;
- governare le notifiche relative alle scadenze del documento;
Visualizzazione
‘Un’architettura evoluta per lo scambio facilitato e automatizzato di dati e informazioni’
I documenti sono classificabili tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze.
Il sistema prevede una pagina principale che mostra la raccolta documenti fornitori eventualmente già presenti e permette di effettuare delle ricerche su di essi:
La visualizzazione dei documenti è raggruppata
- per intestatario del documento;
- in base alla classificazione effettuata.
Vengono sempre evidenziati i documenti scaduti e/o prossimi alla scadenza. Il sistema provvederà a inviare automaticamente una o più email all’approssimarsi della scadenza.
Anche l’inserimento di un nuovo documento è semplice e veloce.
Sarà sempre possibile aggiungere, anche successivamente:
- dati ulteriori;
- associare persone/attrezzature;
- governare le notifiche relative alle scadenze del documento;
Controlli e validazioni
‘Lo strumento a disposizione del cliente per una maggiore efficienza dei processi di controllo’.
Il sistema permette di verificare in tempo reale lo stato:
- di una certa persona/attrezzatura,
- dell’azienda di appartenenza e della relativa raccolta documenti fornitori.
Il sistema prevede anche diversi alert automatici, per il detentore e per il cliente.
- Per il detentore sono configurabili un ‘Promemoria di scadenza invito’ e ‘Promemoria scadenza documenti’, oltre che l’invio di e-mail settimanale con il riepilogo delle RDI (richieste di informazione) che risultano ancora da soddisfare.
- Per il cliente gli alert sono gestiti tramite la configurazione di ‘gruppi di notifica’ come ‘Promemoria di scadenza invito’, ‘RDI da validare’ e ‘Promemoria scadenza riferimenti contrattuali’ che permettono di:
- definire a chi inviare le notifiche, e quando,
- differenziarli in base a tag e/o categoria e/o tipologia documento.
Lo stesso tipo di alert può essere presente anche in più gruppi di notifica.
Controlli e validazioni
‘Lo strumento a disposizione del cliente per una maggiore efficienza dei processi di controllo’.
Il sistema permette di verificare in tempo reale lo stato:
- di una certa persona/attrezzatura,
- dell’azienda di appartenenza e dei relativi documenti.
Il sistema prevede anche diversi alert automatici, per il detentore e per il cliente.
- Per il detentore sono configurabili un ‘Promemoria di scadenza invito’ e ‘Promemoria scadenza documenti’, oltre che l’invio di e-mail settimanale con il riepilogo delle RDI (richieste di informazione) che risultano ancora da soddisfare.
- Per il cliente gli alert sono gestiti tramite la configurazione di ‘gruppi di notifica’ come ‘Promemoria di scadenza invito’, ‘RDI da valutare’ e ‘Promemoria scadenza riferimenti contrattuali’ che permettono di:
- definire a chi inviare le notifiche, e quando,
- differenziarli in base a tag e/o categoria e/o tipologia documento.
Lo stesso tipo di alert può essere presente anche in più gruppi di notifica.
Tracciabilità
‘Il sistema che consente attendibilità e verifica dei dati’
- traccia ogni operazione effettuata dagli utenti. Nel dettaglio
- partendo dalla anagrafica del detentore, è possibile visualizzare il dialogo e la lista degli eventi intercorsi;
- partendo dalla singola RDI (richiesta di informazione), è possibile visualizzare i messaggi intercorsi fra il cliente e il detentore per quella particolare RDI.
- mantiene uno storico con tutte le versioni dei documenti. È possibile:
- visualizzare le versioni storiche dei documenti;
- effettuare confronti fra le varie versioni per capire cosa è cambiato nel corso del tempo.
- permette una gestione dei riferimenti contrattuali, ossia consente:
- di indicare, nei documenti, il contratto (o i contratti) a cui si riferiscono e ricevere le relative notifiche per l’effettiva durata del contratto stesso;
- di gestire i documenti dei subappaltatori.
Tracciabilità
‘Il sistema che consente attendibilità e verifica dei dati’
- traccia ogni operazione effettuata dagli utenti. Nel dettaglio
- partendo dalla anagrafica del detentore, è possibile visualizzare il dialogo e la lista degli eventi intercorsi;
- partendo dalla singola RDI (richiesta di informazione), è possibile visualizzare i messaggi intercorsi fra il cliente e il detentore per quella particolare RDI.
- mantiene uno storico con tutte le versioni dei documenti. È possibile:
- visualizzare le versioni storiche dei documenti;
- effettuare confronti fra le varie versioni per capire cosa è cambiato nel corso del tempo.
- permette una gestione dei riferimenti contrattuali, ossia consente:
- di indicare, nei documenti, il contratto (o i contratti) a cui si riferiscono e ricevere le relative notifiche per l’effettiva durata del contratto stesso;
- di gestire i documenti dei subappaltatori.
Collaborazione
‘La modalità collaborativa che prevede un dialogo fra cliente e detentore’
La modalità collaborativa prevede:
- Un dialogo tra il cliente e il detentore del documento che si svolge tramite la RDI (Richiesta di Informazione) generata dal cliente quando ha necessità di un certo documento.
- Una risposta del detentore, alla quale sono associati uno o più documenti corredati da eventuali informazioni aggiuntive.
- L’acquisizione, da parte del cliente, dei documenti e dati richiesti al detentore con validazione degli stessi e possibile aggiunta di informazioni a uso interno.
- Il tracciamento del dialogo durante la fase di richiesta e validazione dei documenti, con la possibilità di visualizzare nel dettaglio i messaggi intercorsi fra il cliente e il detentore per quella particolare RDI.
SmartNebula permette dunque un coinvolgimento diretto di clienti e dei detentori dei documenti (compresi i subappaltatori) nel processo di alimentazione della piattaforma.
Collaborazione
‘La modalità collaborativa che prevede un dialogo fra cliente e detentore’
La modalità collaborativa prevede:
- Un dialogo tra il cliente e il detentore del documento che si svolge tramite la RDI (Richiesta di Informazione) generata dal cliente quando ha necessità di un certo documento.
- Una risposta del detentore, alla quale sono associati uno o più documenti corredati da eventuali informazioni aggiuntive.
- L’acquisizione, da parte del cliente, dei documenti e dati richiesti al detentore con validazione degli stessi e possibile aggiunta di informazioni a uso interno.
- Il tracciamento del dialogo durante la fase di richiesta e validazione dei documenti, con la possibilità di visualizzare nel dettaglio i messaggi intercorsi fra il cliente e il detentore per quella particolare RDI.
SmartNebula permette dunque un coinvolgimento diretto di clienti e dei detentori dei documenti (compresi i subappaltatori) nel processo di alimentazione della piattaforma.
