Overview

Che cosa fa
SmartNebula

 

  • Permette la gestione documentazione fornitori  controllando scadenze e adempimenti;
  • Offre una virtual data room sicura e accessibile per tutti i documenti;
  • Segnala automaticamente mancanze o scadenze;
  • Avverte i responsabili di impresa e fornitori con alert configurabili;
  • Richiede gli adeguamenti insistendo fino a risultato ottenuto;
  • Traccia variazioni e validazioni;
  • Conserva ogni passaggio in archivio, versione per versione, data per data;
  • Aggiorna automaticamente i dati variabili documento per documento;
  • Mostra la situazione completa e adeguata a ogni indagine con schede personalizzabili.
Homepage dell’utente con in evidenza i documenti in scadenza e quelli che risultano già scaduti.

 

“Finalmente SmartNebula permette di avere pronti tutti i documenti che servono in ogni attività gestionale.”

I 7 vantaggi
SmartNebula

1

Gestione dei documenti veloce e semplice.

2

Diminuzione dei costi di gestione documentazione fornitori.

3

Nessuna dispersione dei file.

4

Documenti sempre pronti.

5

Alert automatici e configurabili.

6

Verifica chiara e immediata della situazione.

7

Prezzi contenuti, scalabili, commisurabili alle esigenze.

Verticalizzazioni di
SmartNebula

Esistono anche due ambiti specifici in cui SmartNebula è stato verticalizzato:
• gestione dei protocolli di legalità
• gestione delle autorizzazioni ambientali

Legality&Transparency. La piattaforma online per i protocolli di trasparenza e legalità in bandi pubblici e appalti

Legality&Transparency (L&T) è il sistema completo, mirato nelle funzioni e “smart” che consente lo scambio veloce di informazioni senza documenti cartacei che riduce i rischi di sanzioni amministrative.
Non richiede installazioni in locale perché funziona via internet come Software as a Service, su piattaforma Cloud.

L&T è il sistema digitale potente ed efficace che assicura:

  • il monitoraggio di commesse, la tracciabilità delle forniture, la verifica delle compatibilità coi Protocolli di Legalità, la
  • conservazione della documentazione;
  • la condivisione tra Direzione Lavori e imprese assegnatarie per raccogliere, gestire e avere subito disponibili le informazioni.
  • la trasparenza dei soggetti attuatori e degli incarichi;
  • le verifiche anche su cantiere da parte degli organi di controllo;
  • il controllo sul governo dei processi;
  • la riduzione degli errori, dei costi di produzione e messa in opera.

 

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Greennebula. Il cloud condiviso per gestire le autorizzazioni ambientali in pochi click

Bastano pochi click per invitare i fornitori prescelti, le aziende autorizzate allo smaltimento e iscritte all’Albo Nazionale, e a condividere online le rispettive autorizzazioni ambientali.

La gestione condivisa del cloud semplifica le procedure e abbatte il rischio di incorrere in spiacevoli e onerose sanzioni in materia di norme ambientali.

La rapidità di esecuzione di tutto il processo è molto vantaggiosa: ore e ore di pratiche offline sono drasticamente ridotte in una limitatissima serie di azioni online che, una volta compiute, mettono in condizione il sistema di funzionare in maniera automatica, compresi gli aggiornamenti.

 

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Come avere i documenti aggiornati, subito

 

Basta invitare i fornitori scelti a entrare gratis in SmartNebula e fornire loro i questionari necessari alla gestione delle anagrafiche.
Poi SmartNebula assicura alle aziende abbonate uno spazio per gestire nel modo più efficiente tutti i documenti per business, gare, acquisti, controlli, requisiti di legge, audit, 231…
Il sistema invia alert puntuali ai responsabili per chiedere aggiornamenti o file non ancora disponibili, e insiste automaticamente fino alla consegna dei documenti conformi alle normative di legge o alle richieste.

Gestione degli inviti inviati ai fornitori con la richiesta di registrarsi al sistema: si possono tenere sotto controllo le scadenze e lo stato dei vari inviti inviati
Visualizzazione di tutti i documenti di un certo fornitore raggruppati per tipologia e secondo i tags attribuiti dall’utente (notare che i documenti scaduti/in scadenza vengono evidenziati)

Gratis per i fornitori, meno tempo per gestire i documenti

 

I fornitori selezionati e invitati a partecipare non hanno spese: inviano dati e documenti una volta per tutte così i tempi di lavorazioni si riducono e le necessità di aggiornamenti sono segnalate puntualmente ai responsabili indicati.
Le imprese clienti di SmartNebula abbattono i costi di gestione documentazione fornitori e i rischi di errore. I responsabili sono certi di avere sotto controllo tutti i file nella loro versione più aggiornata, hanno schermate chiare con la selezione desiderata di fornitori, tipo di documenti, impiego, normativa di riferimento…

Favorisce la collaborazione coi fornitori, riduce gli impegni

 

L’utilizzo di SmartNebula conviene alle aziende e ai loro fornitori nell’obiettivo comune di ridurre al minimo gli impegni di gestione di documenti e autorizzazioni, di aumentare sicurezza ed efficienza.
Ogni attività di organizzazione dei dati e aggiornamento dei documenti viene svolta una sola volta per tutte.
I processi sono controllati e validabili mentre le responsabilità dei singoli sono chiaramente circoscrivibili secondo le procedure interne.
Non ultimo, SmartNebula è stato progettato per offrire una corrispondenza totale alle esigenze delle normative italiane.

Funzionalità di “verifica operativa” che serve a controllare in modo semplice e rapido tutta la documentazione di una certa persona o di un certo mezzo di un certo fornitore.

Quando e a chi è utile SmartNebula

 

Gare, acquisti, controlli, richiesta dei requisiti di legge, audit, 231… SmartNebula è il sistema più comodo ed efficiente per gestire in ogni occasione tutti i documenti necessari, dalle questioni più complesse alle più semplici.

Ecco alcuni esempi di utilizzo:

Ai responsabili di stabilimento per il controllo di persone e mezzi

L’ingresso di persone e mezzi esterni in aziende molto strutturate presenta complessi problemi di sicurezza. Tramite una apposita funzionalità SmartNebula permette di verificare in modo semplice e veloce tutti i documenti relativi a persone e mezzi che devono entrare in azienda.

Agli uffici gare per avere tutto a disposizione

Quando una sola imperfezione può invalidare tutta la documentazione necessaria per partecipare a gare complesse, SmartNebula permette di verificare e validare tutti i file necessari in tempi ristretti, stimolando ogni responsabile a perdersi cura dei temi di sua competenza.

Agli uffici acquisti, per la collaborazione e la valutazione dei fornitori

Se un fornitore sa adeguarsi al processo di condivisione di informazioni impostato con SmartNebula è evidente che ha una buona capacità gestionale, chiarezza nelle funzioni, completezza nella disponibilità di documentazioni di legge, trasparenza nella corrispondenza alle norme. Una grande garanzia.

Ai responsabili dell’Organismo di Vigilanza, per la gestione della 231

La corrispondenza di tutto il sistema organizzativo aziendale a una corretta gestione della 231, l’importanza di confermare nei fatti il senso di responsabilità sociale di ogni azienda moderna, è enormemente favorito da SmartNebula per la facilità nella gestione dei documenti e delle autorizzazioni, delle validazioni e dei processi gestionali.

A tutti i responsabili, in caso di crisi

Le analisi delle crisi o di eventuali incidenti sono possibili quando si può ripercorrere passo per passo tutti i passaggi di autorizzazioni, consegne di file, passaggi di responsabilità. SmartNebula è di importanza capitale perché mantiene traccia di ogni evoluzione dei documenti, di ogni status quo nei momenti critici, di tutte le validazioni.

Alle imprese straniere per la gestione delle normative italiane

La complessità del sistema normativo italiano costringe le aziende straniere a studi complessi e a dispendiose relazioni con uffici di consulenza. SmartNebula permette di ridurre controlli e validazioni ai momenti fondamentali perché gestisce razionalmente e con efficienza grandi quantità di dati e i loro aggiornamenti.

Ai responsabili di settore per gli audit

Responsabili e controllori sono ugualmente favoriti da SmartNebula nel momento in cui devono verificare la corrispondenza delle procedure alle norme stabilite. I documenti archiviati in cloud sono sempre disponibili, tracciati, archiviati nelle loro variazioni data per data. È facile richiamarli per ricerche specifiche per settore, evento, persone.

Organizzazione, alert, questionari fornitori: tutto è configurabile

Ogni azienda ha processi organizzativi diversi, SmartNebula si adatta facilmente e permette di configurare diversamente il sistema in base a tipi di fornitori, tempi e frequenza degli alert, necessità di richieste specifiche, ruoli e responsabilità individuali.

Software as a service, su piattaforma Cloud.

 

Le aziende clienti hanno accesso a SmartNebula con un abbonamento SaaS (Software as a Service).
Le diverse possibilità di utilizzo del sistema prevedono una certezza e un controllo dei costi.

Il cliente di SmartNebula:

  • paga solo un canone fisso mensile;
  • non deve sostenere costi di aggiornamento e manutenzione dei sistemi.

SmartNebula non richiede l’installazione di nessun software: è infatti utilizzabile con un semplice browser su qualsiasi computer e da qualsiasi parte del mondo ci si trovi.

Una squadra di esperti per la configurazione totale.

 

Quando è necessario che le procedure interne siano perfettamente rispecchiate nelle configurazioni di SmartNebula, il team di esperti Maps Group mette a disposizione la propria esperienza nell’utilizzo del software.

L’applicazione, già molto evoluta anche in settori specifici e complessi come la gestione delle autorizzazioni ambientali (Greennebula) e dei protocolli di Legalità (Legality & Transparency), consente agli esperti Maps Group di accelerare e semplificare processi operativi e di attribuire ai singoli i giusti livelli di responsabilità.

Anche dopo l’impostazione iniziale, sono sempre possibili evoluzioni degli schemi e adeguamenti come, ad esempio, nel caso di riorganizzazioni aziendali.

SmartNebula è

ACCESSIBILE OVUNQUE

L’accessibilità è garantita online da tutto il mondo: il pannello di controllo è intuitivo, i documenti si ricercano con diversi criteri configurabili e tutti gli accessi sono riservati.

CONTROLLI E SICUREZZA

Il sistema mette in evidenza le versioni dei documenti più evolute e la corrispondenza alle normative italiane. Ogni validatore può controllare i dati e verificarne la correttezza.

CICLO DI VITA DEI DOCUMENTI

Il sistema cloud raccoglie dati e autorizzazioni direttamente online e permette di seguire tutto il ciclo di vita dei documenti con il minimo dispendio di energie organizzative

COLLABORAZIONE VIRALE

Basta un click per invitare i fornitori a caricare gratis su cloud i documenti necessari. Così entrano a far parte della selezione di fornitori evoluti e affidabili nella gestione documentazione fornitori.

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